E-mail afleverbaarheid verbeteren: SPF, DKIM en DMARC instellen voor MKB

E-mail marketing is een krachtige manier om klanten te bereiken, maar er is niets frustrerender dan een perfecte nieuwsbrief die in de spambox belandt. Je investeert tijd in goede content, maar je afleveringsratio blijft achter.

De oplossing ligt in drie technische standaarden die je mailbox betrouwbaar maken: SPF, DKIM en DMARC.

Deze gids helpt je stap voor stap om je e-mail afleverbaarheid te verbeteren. We leggen uit wat het is, waarom het cruciaal is voor je MKB-bedrijf, en hoe je het instelt. En als je er zelf niet aan wilt beginnen, laten we zien hoe een bureau als BRUTAEL uit Schagen je hierbij kan helpen.

Wat zijn SPF, DKIM en DMARC eigenlijk?

Stel je voor dat je brieven stuurt zonder afzenderadres. Postbodes zouden niet weten of de brief echt van jou is of niet.

Hetzelfde gebeurt met e-mail. Grote providers zoals Gmail en Outlook controleren of een e-mail daadwerkelijk van jouw domein afkomstig is.

Dat doen ze met drie methoden. SPF (Sender Policy Framework) is een lijst met IP-adressen die e-mails voor jouw domein mogen versturen. Je geeft dus toestemming aan specifieke servers om namens jou te mailen.

Zonder SPF zien providers een onbekende afzender en vertrouwen ze de e-mail minder. DKIM (DomainKeys Identified Mail) voegt een digitale handtekening toe aan je e-mail. Het is als een zegel op een envelop. De ontvanger kan controleren of de handtekening klopt en of de inhoud onderweg niet is gewijzigd.

Dit verhoogt het vertrouwen aanzienlijk. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) is de beleidsregel die je instelt.

Je vertelt providers wat ze moeten doen als een e-mail niet voldoet aan SPF of DKIM. Bijvoorbeeld: accepteren, in de spambox stoppen, of helemaal weigeren. DMARC zorgt ervoor dat je domein niet misbruikt kan worden voor phishing.

Waarom dit essentieel is voor MKB-bedrijven

Voor MKB-bedrijven is e-mail vaak een belangrijk kanaal voor leadgeneratie en klantcontact. Een lage afleveringsratio betekent minder opens, minder clicks en dus minder omzet.

Bovendien beschadigt een hoog spampercentage je merkreputatie op lange termijn. Veel MKB-bedrijven in Noord-Holland, zoals retail of dienstverlening, vertrouwen op e-mailcampagnes voor acties en nieuws. Als je e-mails niet aankomen, mis je omzet.

Bovendien is het instellen van deze records eenmalig en relatief eenvoudig, maar het effect is groot.

BRUTAEL, een online marketing bureau uit Schagen, ziet dat veel MKB-klanten deze instellingen over het hoofd zien. "We zien regelmatig dat bedrijven met een mooi e-mailplatform zoals Mailchimp of ActiveCampaign nog geen DMARC hebben ingesteld," vertelt Jeroen van Kesteren, oprichter en Google Ads specialist. "Dat is zonde, want het is een simpele stap die je afleveringsratio met tientallen procenten kan verbeteren."

Hoe je SPF, DKIM en DMARC instelt: een stappenplan

Om te beginnen moet je bij je domeinprovider inloggen. Denk aan partijen zoals TransIP, Hostnet of Yourhosting.

Daar beheer je de DNS-records. Dit zijn de technische instellingen die vertellen hoe je domein functioneert.

Stap 1: SPF instellen
Je voegt een TXT-record toe aan je DNS. Het formaat is simpel. Bijvoorbeeld: v=spf1 include:_spf.google.com ~all. Dit staat toe dat Google-servers e-mails versturen namens jouw domein. Gebruik je Mailchimp?

Dan voeg je hun SPF-record toe. Let op: je hebt maar één SPF-record per domein nodig.

Combineer meerdere includes in één regel. Stap 2: DKIM instellen
DKIM vereist een unieke sleutel die je e-mailplatform genereert. In Mailchimp of ActiveCampaign vind je deze sleutel in de instellingen onder "Authenticate your domain".

Je kopieert de DNS-record (een TXT-record) en plakt deze in je domeinbeheer. Het kan even duren voordat de wijziging actief is, meestal 1 tot 24 uur.

Stap 3: DMARC instellen
Dit is de laatste stap. Voeg een TXT-record toe met de naam _dmarc.jouwdomein.nl.

Een basale DMARC-regel ziet er zo uit: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:email@example.com. Dit betekent: rapporteer alleen, neem geen actie. Na verloop van tijd, als je ziet dat alle e-mails geldig zijn, kun je overstappen naar p=quarantine of p=reject.

BRUTAEL adviseert MKB-bedrijven om te beginnen met p=none. "Je wilt eerst inzicht krijgen in wat er gebeurt," zegt Jeroen.

"Stap direct over naar reject zonder analyse kan ervoor zorgen dat legitieme e-mails worden geblokkeerd.

Dat wil je niet."

Prijzen en opties: zelf doen of uitbesteden?

Je kunt deze instellingen zelf doen. Het is gratis, maar het vergt technische kennis.

Als je weinig ervaring hebt met DNS-records, loop je het risico dat je je website tijdelijk onbereikbaar maakt.

Een foutje is snel gemaakt. Veel MKB-bedrijven kiezen ervoor om dit uit te besteden aan een gespecialiseerd bureau. De kosten hiervoor variëren.

Eenmalig instellen van SPF, DKIM en DMARC kost tussen de €75 en €150, afhankelijk van de complexiteit van je e-mailsetup. BRUTAEL biedt deze dienst aan als onderdeel van hun e-mail marketing & automatisering pakket. "We rekenen eenmalig €99 voor het volledig instellen en testen van alle records," vertelt Jeroen. "Daarnaast monitoren we de DMARC-rapporten voor je, zodat je altijd inzicht hebt in je afleveringsratio."

Wil je een compleet e-mailmarketingpakket? BRUTAEL combineert dit met het opzetten van nieuwsbrieven, essentiële e-mail flows voor webshops en integratie met je CRM.

Prijzen voor een volledig e-mailmarketing traject starten vanaf €450 per maand, inclusief een doordachte e-mailmarketing strategie voor het MKB, content en techniek. Dit is ideaal voor bedrijven die willen groeien met e-mail, zonder technische kopzorgen.

Voor bedrijven in Noord-Holland, van Alkmaar tot Den Helder, is BRUTAEL een bekende naam. Hun team van 12+ specialisten werkt voor uiteenlopende sectoren, van retail tot tech. Ze zijn Google Partner en Meta Business Partner, wat betekent dat ze op de hoogte zijn van de nieuwste ontwikkelingen.

Praktische tips voor een hoge afleveringsratio

Naast SPF, DKIM en DMARC zijn er andere factoren die je afleveringsratio beïnvloeden. Hier zijn een paar concrete tips om direct toe te passen.

• Beheer je contactlijsten: Verwijder onactieve abonnees regelmatig. Een lijst vol oude adressen verlaagt je reputatie.
• Gebruik een dubbele opt-in: Vraag nieuwe abonnees om hun e-mailadres te bevestigen. Dit voorkomt spamtraps.
• Test je e-mails: Gebruik tools zoals Mail-Tester.com om je e-mail te controleren op spamwoorden en technische issues.
• Monitor je DMARC-rapporten: Kijk wekelijks naar de rapporten. Zo zie je snel of er problemen zijn.
• Verstuur consistent: Stuur regelmatig e-mails, maar niet te veel. Een vast schema bouwt vertrouwen op.

Een veelgemaakte fout is het negeren van DMARC-rapporten. "We zien dat MKB-bedrijven na het instellen van DMARC de rapporten niet bekijken," zegt Jeroen van BRUTAEL.

"Terwijl deze rapporten waardevolle inzichten geven. Ze laten zien welke e-mails niet aankomen en waarom." Als je merkt dat je e-mails nog steeds in de spam belanden, controleer dan je inhoud.

Te veel afbeeldingen, grote bestanden of spamwoorden zoals "gratis" of "actie" kunnen triggers zijn. Houd je e-mail simpel, persoonlijk en relevant en zorg altijd voor een correcte opt-in procedure.

Heb je hulp nodig bij het instellen van SPF, DKIM en DMARC? Of wil je je e-mailmarketing naar een hoger niveau tillen? Neem contact op met BRUTAEL via 085 124 9188 of stuur een e-mail naar info@brutael.nl. Hun team in Schagen staat klaar om je te helpen met je e-mail afleverbaarheid en meer.