Marketing automation met Make en Zapier: Processen automatiseren voor kleine teams

Stel je voor: je bent een kleine ondernemer in Noord-Holland. Je hebt een team van drie, misschien vier mensen.

De telefoon gaat, de mailbox stroomt vol en tussendoor moet er ook nog geadverteerd worden op Google en social media. Herkenbaar? Marketing automation is dan geen luxe, maar een must. Tools als Make en Zapier helpen je om repetitieve taken te automatiseren, zodat jij en je team tijd overhouden voor wat echt telt: klantcontact en groei. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt, zonder technische hoofdpijn.

Wat is marketing automation met Make en Zapier?

Marketing automation betekent simpelweg dat je digitale processen zo inricht dat ze zichzelf uitvoeren. Je koppelt systemen aan elkaar, zodat acties automatisch gebeuren.

Een lead die via een Facebook-ad binnenkomt, wordt direct toegevoegd aan je CRM. Een inschrijving voor je nieuwsbrief krijgt automatisch een welkomstmail. Geen handmatig gekopieer, geen vergeten stappen.

Make (voorheen Integromat) en Zapier zijn twee populaire tools hiervoor. Beide werken met ‘zaps’ of ‘scenarios’: kleine automatiseringen die triggers (iets wat gebeurt) koppelen aan acties (iets wat moet gebeuren). Het verschil?

Zapier is supermakkelijk en heeft een enorme bibliotheek met apps, maar kan duurder worden naarmate je meer taken uitvoert. Make is krachtiger en vaak goedkoper voor complexere workflows, maar heeft een iets steilere leercurve. Als klein team kies je dus afhankelijk van je behoefte. Voor simpele taken zoals e-mailnotificaties bij nieuwe leads is Zapier ideaal. Voor complexere ketens, zoals het synchroniseren van klantdata tussen een webshop en een CRM, komt Make beter tot zijn recht.

Waarom is dit belangrijk voor kleine teams?

Kleine teams hebben vaak maar één marketingmedewerker, of de taken liggen verdeeld over meerdere rollen. Tijd is schaars. Automatisering helpt om:

• Fouten te verminderen: Handmatig data overtypen leidt tot fouten. Een automatische koppeling zorgt voor consistentie.
• Snelheid te verhogen: Leads worden direct verwerkt, waardoor je sneller kunt reageren.
• Op te schalen zonder extra personeel: Je kunt meer leads verwerken zonder meer uren te maken.

Een voorbeeld uit de praktijk: een lokaal MKB-bedrijf in Alkmaar dat Google Ads inzet, krijgt dagelijks 10 tot 15 leads. Zonder automatisering moet iemand deze handmatig invoeren in het CRM.

Met een Zapier-automation gebeurt dit direct, en krijgt de salesmedewerker een push-notificatie op zijn telefoon. Zo reageer je binnen minuten in plaats van uren. Bij BRUTAEL in Schagen zien ze dagelijks hoe kleine teams hiervan profiteren. Als Google Partner en Meta Business Partner helpen ze MKB-bedrijven in Noord-Holland niet alleen met adverteren, maar ook met de onderliggende automatisering. “We kijken niet alleen naar de campagne, maar naar het hele proces van lead tot klant,” vertelt Jeroen van Kesteren, oprichter van BRUTAEL. “Dat maakt het verschil.”

Hoe werkt het? Kern en praktische uitvoering

Stap 1: Kies je trigger. Dit is de gebeurtenis die de automatisering start.

Bijvoorbeeld: een nieuwe lead via een Facebook-ad, een inschrijving voor een webinar, of een bestelling in je Shopify-webshop.

Stap 2: Kies je actie. Wat moet er gebeuren? Een e-mail versturen, een contact toevoegen in je CRM, een taak aanmaken in Asana of een notificatie sturen naar Slack.

• CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive
• E-mail: Mailchimp, ActiveCampaign, Klaviyo
• Ads: Google Ads, Meta Ads, LinkedIn Ads
• Productiviteit: Google Sheets, Trello, Asana

Stap 3: Koppel de tools. Beide platforms hebben een breed aanbod aan integraties. Zo kun je met herhalende taken automatiseren binnen je workflow. Een concreet voorbeeld voor leadgeneratie in Noord-Holland: een Google Ads-campagne voor een lokaal restaurant in Hoorn. Een gebruiker klikt op de ad, vult een offerteformulier in op de website.

Zapier voegt deze lead direct toe in HubSpot, stuurt een bevestigingsmail én maakt een taak aan voor de salesmedewerker.

Tegelijkertijd wordt er een aangepaste Facebook-pixel getriggerd voor retargeting. Alles in één flow, zonder dat iemand er handmatig aan te pas komt.

BRUTAEL bouwt dergelijke flows regelmatig voor klanten. Hun AI-specialist Jouri Jalving helpt bij het ontwerpen van complexe automatiseringen die naadloos aansluiten op bestaande campagnes. “We zien dat kleine teams vaak vastlopen bij de techniek. Daarom focussen we op marketingautomatisering zonder IT-afdeling; wij zorgen dat het gewoon werkt, zonder dat ze er dagelijks naar hoeven kijken,” aldus Jouri.

Varianten en prijzen: Zapier vs Make

Beide platforms bieden gratis plannen, maar die zijn beperkt. Voor serieus gebruik moet je upgraden.

Zapier: Make:

• Free: 100 taken per maand, beperkte functies
• Starter: €19,99 per maand – 750 taken, multi-step zaps
• Professional: €49,99 per maand – 2.000 taken, filters, formules
• Team: €69,99 per maand – voor kleine teams, gezamenlijke werkruimte

Voor een klein team met 500 tot 1.000 leads per maand, is Make vaak voordeliger. Bij complexere workflows met veel stappen wint Zapier aan gebruiksgemak. Een bureau zoals BRUTAEL kan adviseren welke tool past bij je budget en behoeften.

• Free: 1.000 operaties per maand, 1 scenario
• Core: €9 per maand – 10.000 operaties, 2 scenarios
• Pro: €16 per maand – 10.000 operaties, 5 scenarios, geavanceerde functies
• Teams: €29 per maand – voor samenwerking, onbeperkte scenarios

Hun aanpak is transparant: eerst een strategie, dan testen, en doorlopend optimaliseren. Geen wollig jargon, maar directe communicatie.

BRUTAEL rekent voor dergelijke automatiseringen vaak een eenmalig opstartbedrag (afhankelijk van complexiteit, typisch €500 - €1.500) en daarna een maandelijks onderhoudstarief vanaf €100. Zo weet je precies waar je aan toe bent.

Praktische tips voor kleine teams

Begin klein. Kies één proces dat veel tijd kost en automatiseer dat eerst.

1. Documenteer je huidige processen. Schrijf op wat er nu gebeurt bij een nieuwe lead, een klantcontact of een bestelling. Zo zie je waar knelpunten zitten.

2. Kies een eenvoudige trigger. Begin met iets wat je direct oplevert: een leadformulier op je website, een inschrijving voor je nieuwsbrief, of een Facebook-ad lead.

3. Test met echte data. Gebruik een test-omgeving of een klein aantal leads om te zien of de automation goed loopt. 4. Houd het simpel. Een automation van drie stappen is beter dan een complex gevaarte dat elke week vastloopt. 5. Monitor en optimaliseer. Kijk wekelijks of de automation nog werkt. Veranderen je campagnes?

Pas de flow dan aan. 6. Schakel hulp in. Een bureau zoals BRUTAEL in Schagen kan je helpen met slimme workflows bouwen zonder code en het onderhouden van je automatiseringen. Hun team van 12+ specialisten, inclusief AI-experts, zorgt dat het naadloos aansluit op je marketingstrategie. Bel ze op 085 124 9188 of mail naar [email protected] voor een vrijblijvend gesprek.

Met deze aanpak zet je als klein team in Noord-Holland een stevige basis neer voor efficiënte marketing automation.

Zo houd je tijd over voor wat echt telt: groei en klanttevredenheid.